Mehr Transparenz und Kontrolle beim Textilmanagement

WRP: Herr Vogelsang. deister electronic bietet seit ein paar Jahren das System teXtag an. Was leistet es?

Ralf Vogelsang: teXtag ist eine Textilmanagementlösung. Mit teXtag kann die Ausgabe, Rücknahme und Verwaltung von Poolwäsche, Berufsbekleidung und Uniformen automatisiert und der ganze Kreislauf der Textilien abgebildet werden: Von der Ausgabe und Rückgabe der Bekleidung, den Abtransport benutzter Wäsche zur Wäscherei und die Anlieferung der aufbereiteten Bekleidung. Unser Textilmanagementsystem teXtag gewährleistet eine hohe Transparenz und damit Kontrolle der Teile im Umlauf. Und das bedeutet, dass die Wäscherei ihren Service mit einer hohen Effizienz – auch in Richtung Kosten – anbieten kann. Mit teXtag ist die Kleidung rund um die Uhr an jedem Tag das ganze Jahr verfügbar. Das System ist einfach zu bedienen, gleichzeitig ist die Ausgabegeschwindigkeit sehr hoch.

WRP: Welche Bestandteile hat die Lösung?

Vogelsang: Wir bieten teXtag in zwei Versionen an: Als System für eine dezentrale und für eine zentrale Aus- und Rückgabe von Wäsche. Das Schranksystem – das sowohl zentral wie dezentral installiert werden kann – umfasst Lösungen für Ausgabe und Rücknahme der Bekleidung. Es gewährleistet, dass saubere Wäsche für Mitarbeiter schnell, sicher, flexibel und ohne lange Wegstrecken bereitgestellt werden kann. Genauso schnell und sicher ist die Rückgabe der Wäsche.

Jeder Aus- und Rückgabeschrank ist ein eigenständiges System mit eigener Steuerungseinheit. Dies stellt sicher, dass mehrere nebeneinander aufgestellte Ausgabeschränke gleichzeitig bedient werden können. Weiter kann man jede Einheit für die Mitarbeiter immer am besten Standort beziehungsweise genauso schnell und flexibel an einem neuen Platz installieren. Die Ausgabeschränke sind 61 Zentimeter breit und 52 Zentimeter tief und haben ein Fassungsvermögen von 150 bis 200. Durch ihre kompakten Abmessungen wird nur eine geringe Grundfläche benötigt, und sie können auch zum Beispiel in einer Nische aufgestellt werden.

Bei den Rückgabeschränken gibt es drei verschiedene Größen. Die kleinste Einheit ist baugleich mit dem Ausgabeschrank. Dieser kompakte Rückgabeschrank beherbergt einen Einhängesack, in dem die schmutzigen Teile landen, wenn sie durch die Klappe geworfen werden. Dieser Einhängesack wird eingesammelt und kommt in die Wäscherei. In den größeren Rückgabeschränken findet ein Wäschecontainer Platz.

WRP: Was kennzeichnet die zentrale Lösung?

Vogelsang: Die zentrale Raumlösung heißt texRoom. Sie wird individuell geplant und funktioniert wie eine begehbare Kleiderkammer. Am Ein- und Ausgang der Raumlösung ist jeweils eine intelligente Drehschleuse – sie darf nur nach erfolgreicher Identifikation passiert werden – installiert. Der Fokus der Raumlösung liegt auf einer effizienten und zuverlässigen Erfassung von Trägern und Bekleidung. Vor allem bei vielen Mitarbeitern ist eine schnelle und effiziente Ausgabe wichtig, um Wartezeiten und Verzögerungen zu vermeiden.

WRP: Wie funktioniert teXtag?

Vogelsang: Betrachten wir zunächst die Ausgabeschranklösung: Der Benutzer identifiziert sich mittels seiner ID-Karte, die teXtag-Software erkennt ihn und überprüft sein Benutzerkonto. Jeder Mitarbeiter hat sein festes Kontingent an Bekleidung, das ist elementar für das teXtag-System. Nehmen wir als Beispiel ein Krankenhaus: Hier kann die Standardausstattung für einen Mitarbeiter vier Teile umfassen, in der Regel sind es zwei Kasacks und zwei Hosen. Hat der Mitarbeiter bereits alle vier Teile aus dem System entnommen, bekommt er am Ausgabeschrank kein weiteres Wäschestück ausgehändigt. Das geht erst dann wieder, wenn er eines oder mehrere seiner Teile zurückgegeben hat. Die Rückgabeschränke werden an logistisch sinnvollen Orten platziert. Der Träger wirft einfach die Wäsche über die Abwurfklappe ab, diese wird automatisch erfasst und dem Benutzerkonto gutgeschrieben.

Bei der Raumlösung weist sich der Träger mit seiner ID-Karte an der texCarousel-Schleuse aus. Ist er berechtigt, kann er anschließend den Versorgungsraum betreten. Er nimmt das gewünschte Bekleidungsteil aus dem Regal und verlässt den Raum, nachdem er sich erneut am Ausgang mit seinem Identmedium ausgewiesen hat, durch eine weitere texCarousel-Schleuse. Dabei wird die neue Kleidung automatisch erfasst und in seinem Konto verbucht. Der ganze Prozess ist schnell und sicher: Vom Zutritt in den Raum bis zum Ausgang dauert es in der Regel rund 30 Sekunden. Übrigens setzen viele unserer Kunden die für unser System notwendige ID-Karte ohnehin schon ein, zum Beispiel für die Personalerfassung oder als Zutrittskontrolle. Wir müssen die Karte dann nur noch für teXtag einsetzbar machen.

WRP: teXtag registriert Träger und Teile am Ausgabeschrank. Vorher muss die Wäsche erst in den Bestand aufgenommen werden. Wann passiert das?

Vogelsang: Nehmen wir als Beispiel wieder ein Krankenhaus mit einer Raumlösung. Die Kleidung wird von der Wäscherei angeliefert. Bevor sie im Versorgungsraum auf die einzelnen Regale verteilt werden kann, muss der Container ein sogenanntes transferGate mit Lesegerät passieren, das als Wareneingang fungiert. Alles was das Lesegerät an Wäsche erfasst, wird automatisch in den Raumbestand gebucht.

Unsere Schranksysteme sind mit UHF-Lesegeräten ausgestattet. Wenn also zum Beispiel der Servicefahrer den Ausgabeschrank nach dem Befüllen wieder schließt, erstellt das System automatisch ein neues Bestandsinventar. Das passiert genauso, wenn der Mitarbeiter des Krankenhauses ein Teil aus dem Schrank entnimmt. Entsprechend der Differenz zwischen dem neuen und dem alten Teilebestand im Schrank wird das Mitarbeiterkonto belastet.

WRP: teXtag ist ein Textilmanagementsystem. Wie gelingt damit die Optimierung des Systems?

Vogelsang: teXtag macht durch die Erfassung der Träger und der Teile im System eine hohe Kontrolle der Wäsche im Kreislauf möglich. Eine kontrollierte Aus- und Rückgabe stellt zudem einen insgesamt besseren Umlauf der Teile sicher. Es gibt kein Bunkern von Bekleidung in den persönlichen Spinden der Mitarbeiter. So wird auch gewährleistet, dass jeder Träger sich mit frischer Wäsche versorgen kann, wenn er seinen Dienst antritt. Und Mitarbeiter müssen nicht am Montagmorgen fünf Garnituren im eigenen Spind sichern, weil sie Angst haben, dass am Dienstag keine Bekleidung verfügbar ist.

Das System teXtag erfasst automatisch Benutzer und Teile. Dabei werden eine Menge Daten generiert, auch zur Gewinnung wertvoller Informationen für die Geschäftsprozesse der Wäscherei. So lässt sich zum Beispiel feststellen, ob sich bei einem Kunden Teile regelmäßig drehen oder eben nicht. Ist beim Kunden vielleicht zu viel Wäsche im Einsatz? Oder sind die Hosen in XXL jetzt bei ihm ein Ladenhüter, weil die Mitarbeiter mit der Größe jetzt nicht mehr im Unternehmen tätig sind? Oder bei dem Kunden wird jetzt bei der Größe S an jedem zweiten Tag der Mindestbestand im System unterschritten. Da sollte die Wäscherei vielleicht nachjustieren beziehungsweise auch versuchen, nach den Ursachen zu forschen. All diese sehr relevanten Informationen liefert teXtag. Und das alles ist maßgeblich, um die Wäschemenge für einen Kunden sehr exakt bestimmen zu können. Und das wiederum ist natürlich elementar, wenn es um die Kosten geht, zum Beispiel für die Anschaffung von Bekleidung.

Wenn eine Wäscherei ein Angebot für einen Kunden kalkuliert, plant sie auch einen Invest. Wenn diese Investition durch ständige Nachkäufe von Wäsche immer weiter in die Höhe steigt, stimmt schnell die Grundkalkulation nicht mehr. Und für eine Wäscherei ist es ziemlich schwierig, einen für eine Laufzeit fixierten Preis nach oben zu korrigieren. Die Unternehmen in dieser Branche stehen in einem harten Preiswettbewerb – umso wichtiger ist es, die Kosten im Griff zu haben.

WRP: teXtag macht es möglich, die Wäschemenge zu minimieren. Trotzdem soll jeder Mitarbeiter verlässlich seine benötigte Berufsbekleidung bekommen. Wie ist das sicher gestellt?

Vogelsang: Dass Mitarbeiter zuverlässig mit frischer Wäsche versorgt werden, ist elementar. Diese Leistung wird in erster Linie durch den Dienstleister erbracht, aber unsere Wäscheausgabesystems können mit Zahlen, Daten und Fakten hilfreich zur Seite stehen. Durch die kontrollierte Ausgabe der Bekleidung verhindern wir, dass Mitarbeiter sich bei Dienstbeginn fünf Garnituren in ihren persönlichen Spind legen, ohne dass es von jemandem bemerkt wird. Das System generiert automatische Meldungen, wenn Mitarbeiter mehr Bekleidung aus dem System entnehmen, als sie laut ihrem Benutzerkonto dürfen. Wenn 50 Mitarbeiter jeweils fünf Garnituren für sich als Vorrat zurücklegen, dann fehlen plötzlich 250 Garnituren im Umlauf. Dagegen kann keine Wäscherei Bekleidung einkaufen und in das System einfließen lassen. Unser System macht das Wäschemanagement auch deshalb transparenter und nachvollziehbarer, weil es reglementierter ist.

WRP: Wie ist gewährleistet, dass keine Fehlbuchungen passieren? Zum Beispiel erklärt ein Mitarbeiter, er hat seine verschmutzte Hose abgeworfen, aber sein Konto sei nicht entlastet worden.

Vogelsang: Nur wenn alle Buchungen stimmen, macht ein solches System Sinn. Wenn ein Mitarbeiter sagt, er habe seinen verschmutzten Kasack abgeworfen, sein Konto sei aber trotzdem nicht entlastet worden, dann wird damit das ganze System in Frage gestellt. Deshalb ist eine sehr hohe Lesegenauigkeit der Teile elementar. Wir garantieren eine Lesegenauigkeit von über 98 Prozent. Natürlich kann es passieren, dass zum Beispiel dieser Kasack nicht gelesen werden kann, weil er zu feucht oder das Transponder-Etikett geknickt ist. Aber das sind absolute Ausnahmen.

Außerdem ist es sehr wichtig, dass im teXtag-System von Anfang an die Mitarbeiter mitgenommen werden. Sie müssen das System mit leben. Wenn eine Lösung einfach und plausibel ist, gehen die Menschen gerne mit. Und es muss sichergestellt sein, dass Wäsche rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche verfügbar ist. Dann hört auch das Bunkern der Wäsche auf.

WRP: Wer sind die Kunden von teXtag?

Vogelsang: Aktuell sind es gewerbliche Wäschereien, Krankenhäuser und Pflegeheime. Aber auch die Lebensmittelindustrie, der Clean-Room-Sektor, Rettungsdienste sowie die Chemische Industrie oder Stadtwerke zeigen inzwischen starkes Interesse an unseren Wäscheausgabesystemen. Unsere Lösungen sind in der Regel überall dort einsetzbar, wo der Kunde eine kontrollierte und nachvollziehbare Bekleidungsausgabe in sein Unternehmen implementieren möchte.

Wir möchten unseren Kunden mit teXtag ein Instrument an die Hand geben, mit dem sie mehr Kontrolle über den Umlauf der Wäsche gewinnen können. Diesen riesengroßen Vorteil erkennen mittlerweile immer mehr Wäschereien. Aber auch Krankenhäuser investieren in ein solches System. Damit machen sie sich unabhängig von ihrem Wäschedienstleister. Am Ende benötigen sie nur noch die Bekleidung ausgestattet mit Standard-UHF-Transpondern. Dies ist auch die einzige Vorgabe für unsere Lösung teXtag.

WRP: In der Öffentlichkeit und in der Branche steht seit dem Start der Pandemie die Hygiene besonders im Fokus. Ist teXtag auch eine Lösung, die dieses Thema gut bedienen kann?

Vogelsang: Wir können, wie bereits beschrieben, unseren Kunden mit statistischen Auswertungen unterstützen. Möglich ist dies auch in Richtung Hygiene. Besonders in Krankenhäusern und Pflegeheimen gelten diesbezüglich Vorschriften, die auch den Wechsel der Bekleidung beinhalten. Wann hat der Mitarbeiter die Wäsche entnommen und wann wurde die Wäsche zurückgegeben? Über unser Cockpit-Auswertungstool kann zum Beispiel ein Hygieneindex erstellt werden, der unter anderem zeigt, welche Mitarbeiter sich nicht an die hygienischen Vorgaben halten. Diese Auswertung ist aus datenschutzrechtlichen Gründen selbstverständlich nur für vorher vom Kunden benannte Personen zugänglich.

Es müssen auch nicht drei saubere Garnituren zusammen mit der Straßenkleidung in einem persönlichen Spind aufbewahrt werden, wenn das Ausgabesystem ständig alle Artikel zur Verfügung stellt. Ebenso sollte keine eventuell kontaminierte Bekleidung nach Dienstende schmutzig im persönlichen Spind verbleiben, sondern in der Rückgabestation abgeworfen werden.

Es ist sicher auch keine gute Idee eines Mitarbeiters, wenn er seine Dienstbekleidung mit nach Hause nimmt, um sie dort zu waschen. Es gibt Keime und Viren, die mit den Waschprogrammen einer Haushaltsmaschine nicht sicher abgetötet werden. Die Bekleidung sollte besser in einer gewerblichen Wäscherei mit zertifizierten Waschverfahren aufbereitet werden, die auch eine sichere Desinfektion gewährleisten.

WRP: Werden Textilmanagementsysteme wie teXtag in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen?

Vogelsang: Eine Wäscherei muss ihre Kosten im Griff haben, das gilt heute umso mehr. Der Wettbewerb ist noch größer, die Preise dagegen niedrig. Und Personal- und Energiekosten steigen immer weiter. Deshalb ist es noch einmal wichtiger, dass eine Wäscherei nicht noch zusätzlich in immer neue Wäsche investieren muss, weil Nachkäufe notwendig sind, beziehungsweise geklagt wird, es sei nicht genug Wäsche vorhanden.

Es gibt für Wäscheausgabesysteme einen stetig wachsenden Bedarf. Ich hatte schon die Lebensmittelindustrie, den Clean-Room-Sektor sowie die Chemische Industrie erwähnt. Und die Aufgabe Wäschemanagement beschränkt sich nicht nur auf Berufsbekleidung. Das gilt genauso für Flachwäsche. Auch hier wissen die Wäschereien oft nicht so genau, welcher Kunde welche Teile hat. Hier gibt es bereits Lösungen, wie auch diese Wäsche gemanagt werden kann.

Aber unser aktueller Fokus liegt auf Schrank- und Raumlösungen für Berufsbekleidung. Wir arbeiten ständig daran, die Systeme weiterzuentwickeln. Zum Beispiel ist eine aktuelle Überlegung in unserer Entwicklungsabteilung, ob als Eingang in eine Raumlösung immer eine Karusselltür notwendig ist. Eine Karusselltür benötigt viel Platz, der uns in einigen Einrichtungen nur schwer zur Verfügung gestellt werden kann, weil es die bestehenden Räumlichkeiten nicht hergeben. Wir entwickeln gerade Alternativen, die kompakter sind und für den Kunden finanziell besser realisiert werden können.

Ich denke auch, dass das Thema Wäscheverfolgung in Kombination mit RFID noch weiter in den Fokus der Branche rücken wird. Es gibt ganz einfach einen großen Bedarf nach Lösungen, mit denen der Wäscheumlauf nicht nur besser kontrolliert werden kann, sondern auch Hygienekonform ist. Hier hat Corona in einigen Häusern auch Schwachpunkte im Hygienesystem offengelegt.


deister‘s teXtag-Software
Mit der Software Commander Connect lassen sich das Wäschemanagement und genauso die Kontingentierung und die Verwaltung der Träger umsetzen. Die Software bietet einen Überblick über den Wäsche- und Bekleidungsbestand sowie eine Übersicht der einzelnen Träger- und Teilebezogenen Buchungen.

deisterCockpit macht es möglich, die im System generierten Daten zu analysieren und auszugeben. So lassen sich Statistiken, z.B. Anzahl der Wäschen eines Kleidungsstücks, Übersichten und Kennzahlen ermitteln, mit denen die Wäscherei oder der Kunde ihre Geschäftsprozesse optimieren können.

syncTool ist dafür zuständig, Benutzer- und Teiledaten aus beliebigen Softwaresystemen, z.B. der Software einer Wäscherei, in die Commander-Connect-Software zu importieren oder aus der Commander-Connect-Software zu exportieren.



Über deister electronic
Seit über 40 Jahren ist deister electronic ein international modern und nachhaltig geführtes Familienunternehmen, das für innovative Produkte und Lösungen im Bereich Identifikation und Sicherheit für Personen, Equipment und Gebäude steht. Das Produktportfolio wird dabei für die Verwaltung von Schlüsseln und Wertgegenständen, Fahrzeugidentifikation und Zutrittskontrolle sowie in der Logistik und Automationstechnik eingesetzt.Der WRP-Newsletter: Hier kostenlos anmelden